Ersetzt KI Verwaltungsassistenten? Das Berufsfeld ist in zwei Jahrzehnten stark geschrumpft, nur medizinische Tätigkeiten wachsen.
Verwaltungsassistenten werden weiterhin gebraucht, doch die Zahlen zeigen bereits, dass der Routinekern der Tätigkeit schrumpft: Das Berufsfeld ist zwischen 2004 und 2024 stark geschrumpft, und die einzige Wachstumsnische sind medizinische Bürotätigkeiten, die an die Expansion des Gesundheitswesens gekoppelt sind. Entwurf und Zusammenstellung werden immer schneller, je mehr Unternehmen Agenten im Stil von Copilot einsetzen.
Verwaltungsassistenten tun weit mehr, als Dokumente zu erstellen oder Telefonate anzunehmen. Sie sorgen dafür, dass die Arbeit nicht ins Stocken gerät: Sie bereiten Besprechungen vor, koordinieren Kalender, pflegen die Kommunikation mit Beteiligten, erledigen Schriftverkehr, beschaffen Informationen und verhindern, dass Führungskräfte und Abteilungen Schritte versäumen. Vieles geschieht im Hintergrund, doch die Rolle ist für das Funktionieren einer Organisation zentral, weil sie vieles zusammenhält.
Der Wert dieser Rolle liegt weniger in der einfachen Dateneingabe als darin, vorauszusehen, was als Nächstes zu tun ist, und die richtigen Schritte rechtzeitig vorzubereiten. KI kann Dokumententwürfe und Routinenachrichten beschleunigen. Die Entscheidung, wer was sehen muss, wann es weitergehen muss und wie sich das ohne Fehler und ohne Verstimmung abwickeln lässt, bleibt aber tendenziell eine menschliche Aufgabe.
Von ai-job-risk.net aus vier öffentlichen Datensätzen berechnet, auf einer Skala von 0–100 relativ zu den 188 von uns erfassten Berufen. Ein höherer Wert bedeutet, dass mehr Aufgaben des Berufs solche sind, die generative KI erledigen kann oder für die sie bereits genutzt wird. Er ist keine Wahrscheinlichkeit, den Arbeitsplatz zu verlieren.
Aufgabenanalyse durch Forschende (Eloundou et al.; ILO). Dargestellt als Perzentil unter allen von ihnen bewerteten Berufen.
Beobachtete Nutzung von Microsoft Copilot und Anthropic Claude für die Aufgaben dieses Berufs. Dargestellt als Perzentil unter allen von ihnen bewerteten Berufen.
Produktivitätsänderung: Der Anteil dieses Berufs an der Beschäftigung in den Branchen, in denen er ausgeübt wird, dürfte sinken, da Technologie, einschließlich Systemen der künstlichen Intelligenz (KI), Beschäftigte bei routinemäßigen Backoffice-Aufgaben wie der Erstellung von Dokumenten, der Terminplanung und dem Anfertigen von Notizen unterstützt.
Productivity change - share decreases as technology, including artificial intelligence (AI) systems, assists workers with routine back office functions, such as preparing documents, scheduling, and notetaking.
US-Werte für den BLS-Beruf „Secretaries and administrative assistants, except legal, medical, and executive“. Die BLS-Prognosen gehen davon aus, dass sich die Technologie im historischen Tempo weiterentwickelt; sie sind keine Prognose allein der Auswirkungen von KI.
Quellen
Expositionsindex von ai-job-risk.net aus den unten genannten Datensätzen berechnet (Datenstand: 15. Oktober 2026). US-Arbeitsmarktzahlen stammen unverändert von der BLS.
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KI wird die Arbeit von Verwaltungsassistenten nicht abschaffen, doch die Zahlen zeigen bereits einen spürbaren Rückgang. Die Zahl der Sekretäre und Verwaltungsassistenten in den USA sank zwischen 2004 und 2024 stark. Der leitende Ökonom des BLS für Beschäftigungsprognosen hat klar gesagt, dass in dieser Berufsfamilie über mehrere Prognosezyklen hinweg produktivitätssteigernde Technologien die Nachfrage nach Beschäftigung begrenzt haben; generative KI ist nun die jüngste Technologie in diesem Muster. Die einzige deutliche Ausnahme sind medizinische Sekretäre und Verwaltungsassistenten, deren Zahl wegen des allgemeinen Wachstums im Gesundheitswesen voraussichtlich weiter steigt.
Betrachtet man nur die Aufgaben an der Oberfläche, etwa Dokumente entwerfen, Terminvorschläge machen, Besprechungsnotizen zusammenfassen oder Antragsformulare formatieren, wirkt die Arbeit sehr gut automatisierbar. Die Verbreitung in Unternehmen bestätigt das: Der Work Trend Index 2026 von Microsoft meldete ein rund 15-faches Wachstum der aktiven Agenten in Microsoft 365 gegenüber dem Vorjahr, und in einer Umfrage von PwC unter Führungskräften aus dem Jahr 2025 sagten 79 Prozent, KI-Agenten würden in ihren Unternehmen bereits eingeführt.
Die eigentliche Schwierigkeit des Berufs bestand jedoch nie darin, Papierkram zu erzeugen oder Nachrichten zu schreiben. Sie liegt darin zu beurteilen, wer Vorrang hat, welche Anfragen dringend sind, wie die Formulierung je nach Empfänger anzupassen ist und welchen internen Weg eine Anfrage nehmen soll. Verwaltungsassistenten sind nicht bloß Menschen, die allerlei Nebenaufgaben wegräumen. Sie sind Koordinatoren, die eine Abteilung in Bewegung halten und die Menschen um sich herum verbinden, damit nichts durchs Raster fällt. Sinnvoll ist deshalb die Unterscheidung zwischen der Arbeit, die KI wahrscheinlich automatisiert, und den Teilen, die weiterhin Menschen gehören.
KI übernimmt am ehesten Büroaufgaben mit festen Formaten und wenigen Ausnahmeentscheidungen. Die eigenen Daten des BLS zu diesem Beruf zeigen, dass sich dieses Muster bereits in großem Maßstab abzeichnet.
Routinekommunikation wie Besprechungseinladungen, interne Anfragen, Erinnerungen an Abgabefristen und Besucherhinweise lässt sich mit KI fast sofort entwerfen, und Daten zur Verbreitung deuten darauf hin, dass die meisten großen Organisationen eine solche Lösung bereits im Einsatz haben. Menschen müssen weiterhin prüfen, ob der Ton zur Beziehung und zur Situation passt, was eine Vorlage nicht erkennt.
KI eignet sich gut, um erste Entwürfe zu erstellen, die Besprechungsnotizen nach Themen ordnen oder Aufgaben herausziehen, und erleichtert so die anfängliche Sortierarbeit erheblich. Menschen müssen weiterhin entscheiden, welche Beschlüsse wirklich wichtig sind und wer tatsächlich dafür zuständig ist.
Mit KI lassen sich Format und Wortlaut von Genehmigungsanträgen, Antragsformularen und Besprechungsunterlagen relativ leicht vereinheitlichen; Arbeit, bei der es vor allem um ein konsistentes Erscheinungsbild von Dokumenten geht, ist besonders leicht zu automatisieren. Dennoch muss jemand prüfen, ob die erforderlichen Anlagen und Genehmigungswege tatsächlich stimmen.
KI-gestützte Terminplanungswerkzeuge listen gut mögliche Zeitfenster auf, fassen Rückmeldungen in einer Übersicht zusammen und ordnen Teilnahmeangaben; der Aufwand für das Zusammentragen sinkt dadurch deutlich. Zu entscheiden, wie sich Zeit bei den wichtigsten Personen sichern lässt, bleibt eine menschliche Aufgabe.
Bei der Arbeit von Verwaltungsassistenten bleiben die Teile bestehen, die erfordern, die Lage zu lesen, Arbeitsabfolgen neu zu ordnen und das Vorgehen auf jede beteiligte Person abzustimmen. Darauf deutet auch die Ausnahme im Gesundheitswesen in den BLS-Daten hin: Selbst die wachsende Nische dieses Feldes beruht auf Ermessensentscheidungen, die ein Terminplanungswerkzeug nicht treffen kann.
Wenn sich Anfragen gleichzeitig häufen, muss weiterhin jemand entscheiden, was zuerst erledigt werden soll, was zurückgestellt werden kann und wen man vor allen anderen einbeziehen muss. Zwei Aufgaben können äußerlich identisch aussehen und doch eine sehr unterschiedliche tatsächliche Bedeutung für das Geschäft haben. Wer die Reihenfolge so ordnen kann, dass die Arbeit nicht ins Stocken gerät, bleibt sehr wertvoll.
Führungskräfte, Mitarbeitende an der Basis und externe Geschäftspartner brauchen jeweils unterschiedlich viel Detail und unterschiedliche Formulierungen. Respektvoll zu kommunizieren und dabei trotzdem alles Notwendige zu sagen, bleibt menschliche Arbeit; entscheidend ist, die Dinge voranzubringen, ohne Beziehungen zu beschädigen, nicht allein ein gelungener Wortlaut.
Arbeiten wie das Aufspüren fehlender Anlagen, falscher Genehmigungsreihenfolgen, Terminkonflikte oder fehlender Schritte bei der Besprechungsvorbereitung bleiben wichtig. Auch wenn ein Vorgang den Regeln zu folgen scheint, treten im realen Betrieb ständig Ausnahmen auf, und Menschen, denen auffällt, dass etwas nicht stimmt, genießen mehr Vertrauen.
Fehlende Unterlagen vor einer Besprechung finden, einen säumigen Genehmiger erinnern oder Aufgaben anhand von Reiseplänen und Abwesenheiten neu ordnen sind allesamt Formen vorausschauender Unterstützung, die menschliche Arbeit bleiben. Die stärksten Assistenten erledigen nicht nur einzelne Aufgaben, sie behalten den gesamten Ablauf im Blick und halten ihn in Gang.
Für Verwaltungsassistenten hängt die Zukunft weniger von der Tippgeschwindigkeit ab als von der Genauigkeit bei Koordination und Informationsverarbeitung. KI dürfte Routinearbeit abnehmen, während Menschen die Planungs- und Ablaufkompetenz weiter ausbauen, die nur sie mitbringen.
Wer versteht, wer was prüft, wo Genehmigungen häufig hängen bleiben und was jedes Dokument erfordert, ist in dieser Rolle deutlich stärker. Eine mentale Landkarte der internen Abläufe wird gerade deshalb zum echten Vorteil, weil heutige KI-Agenten sie noch nicht von selbst erschließen können.
Es genügt nicht, einige Terminvorschläge aneinanderzureihen. Starke Verwaltungsassistenten wägen auch die Prioritäten wichtiger Teilnehmer, Fristen und die Rückwärtsplanung für die Vorbereitung von Besprechungen ab. Bei der Arbeit geht es darum, sie so zu ordnen, dass sie tatsächlich vorankommt, und nicht nur darum, einen Kalender zu füllen.
Die Rolle verlangt die Fähigkeit, kleine, aber folgenreiche Fehler zu verhindern, etwa falsch adressierte E-Mails, fehlende Anlagen, übersprungene Genehmigungen oder falsche Namen. KI kann eine Nachricht entwerfen, doch die Qualität der abschließenden menschlichen Kontrolle unterscheidet sich weiterhin stark von Person zu Person, und diese Sorgfalt zählt bei Kommunikation, die das Unternehmen verlässt, noch mehr.
Es wird immer wichtiger, KI für Entwürfe und Zusammenfassungen zu nutzen und dabei klare Prüfpunkte für die menschliche Kontrolle zu gestalten. Automatisierung hilft nicht, wenn sie falsch adressierte Nachrichten oder Missverständnisse vermehrt. Wertvoll bleiben diejenigen, die manuelle Arbeit verringern, ohne bei der Qualitätskontrolle Abstriche zu machen.
Die Erfahrung als Verwaltungsassistent reicht über Unterstützungsarbeit hinaus. Sie stärkt Terminplanung, Informationsverarbeitung, Fehlervermeidung und interne Koordination, Stärken, die sich gut übertragen lassen, auch wenn der Routinekern der Rolle weiter schrumpft.
Wer Stärke in Kalenderkoordination und vorausschauender Planung aufgebaut hat, kann naheliegend in Rollen wechseln, in deren Mittelpunkt das Terminmanagement steht; dort wird der Ausgleich der Prioritäten verschiedener Beteiligter zum direkten Vorteil.
Expositionsindex 81/100 · US-Jobs 2025–35 -1,3%
Die Erfahrung, mehrere Anfragen zu ordnen und die Arbeit ohne Auslassungen in Gang zu halten, unterstützt auch die projektweite Koordination und passt zu Menschen, die ihre unterstützende Sicht auf vorgelagerte Planung und Ablaufgestaltung ausweiten wollen.
Expositionsindex 70/100 · US-Jobs 2025–35 +6,7%
Die Lage von Menschen zu lesen und zur richtigen Zeit die passende Kommunikation zu koordinieren, lässt sich gut auf Onboarding und laufende Kundenbetreuung übertragen und erweitert die Stärken der internen Koordination zur kundennahen Partnerschaftsarbeit.
Expositionsindex 83/100 · US-Jobs 2025–35 +3,9%
Die Erfahrung im Prüfen von Dokumenten und im Ordnen von Anfragen lässt sich auf die breitere interne Büroverwaltung ausdehnen und passt zu Menschen, die in Rollen wechseln wollen, die den gesamten Bearbeitungsfluss stabilisieren.
Expositionsindex 89/100 · US-Jobs 2025–35 -6,0%
Die Koordinationsfähigkeiten, die durch Bewerberkommunikation, interne Mitteilungen und Terminfestlegung entstehen, lassen sich auch auf die Personalarbeit übertragen und bringen sorgfältige zwischenmenschliche Kommunikation in Recruiting und Arbeitsverwaltung ein.
Expositionsindex 85/100 · US-Jobs 2025–35 +6,4%
Die Erfahrung, dafür zu sorgen, dass nichts durchs Raster fällt, und dabei zu beobachten, wie eine Abteilung arbeitet, kann auch in Prozessanalyse und Verbesserungsarbeit führen, vom täglichen operativen Support hin zu Rollen, die den Arbeitsablauf selbst verbessern.
Expositionsindex 88/100 · US-Jobs 2025–35 +10,1%
Verwaltungsassistenten werden weiterhin gebraucht, doch die Zahlen zeigen bereits, dass der Routinekern der Tätigkeit schrumpft: Das Berufsfeld ist zwischen 2004 und 2024 stark geschrumpft, und die einzige Wachstumsnische sind medizinische Bürotätigkeiten, die an die Expansion des Gesundheitswesens gekoppelt sind. Entwurf und Zusammenstellung werden immer schneller, je mehr Unternehmen Agenten im Stil von Copilot einsetzen. Prioritätenbasierte Planung, personenbezogene Kommunikation, Fehlervermeidung und vorausschauende Unterstützung des gesamten Ablaufs bleiben jedoch bestehen. Mit der Veränderung der Arbeit hängen die Berufsaussichten weniger davon ab, wie viele Aufgaben jemand abarbeiten kann, und mehr davon, wie reibungslos er Menschen und Arbeit in Bewegung hält.
Hier stehen Berufe aus derselben Branche wie Verwaltungsassistent. Sie sind nicht identisch, helfen aber dabei, KI-Einfluss und berufliche Nähe besser zu vergleichen.
Verwaltungsassistent erreicht 91 von 100 auf unserem Index der Exposition gegenüber generativer KI (Rang 26 von 188). Er misst, wie viel der Arbeit KI erledigen kann oder wofür sie genutzt wird, nicht, ob der Beruf verschwindet. Das BLS erwartet, dass sich die US-Beschäftigung für Verwaltungsassistent von 2025 bis 2035 um -6,0% verändert.
KI übernimmt am ehesten Büroaufgaben mit festen Formaten und wenigen Ausnahmeentscheidungen. Die eigenen Daten des BLS zu diesem Beruf zeigen, dass sich dieses Muster bereits in großem Maßstab abzeichnet. Zum Beispiel: Routine-E-Mails und Mitteilungen entwerfen; Protokolle und Notizen zusammenfassen; Anträge und Dokumente formatieren; Terminvorschläge machen und Terminangaben zusammenführen.
Bei der Arbeit von Verwaltungsassistenten bleiben die Teile bestehen, die erfordern, die Lage zu lesen, Arbeitsabfolgen neu zu ordnen und das Vorgehen auf jede beteiligte Person abzustimmen. Darauf deutet auch die Ausnahme im Gesundheitswesen in den BLS-Daten hin: Selbst die wachsende Nische dieses Feldes beruht auf Ermessensentscheidungen, die ein Terminplanungswerkzeug nicht treffen kann. Zum Beispiel: Pläne nach Prioritäten neu ordnen; Maßgeschneiderte Kommunikation und Beziehungspflege; Auslassungen und Ausnahmebedingungen erkennen; Den Fortschritt der gesamten Abteilung unterstützen und Problemen zuvorkommen.
Für Verwaltungsassistenten hängt die Zukunft weniger von der Tippgeschwindigkeit ab als von der Genauigkeit bei Koordination und Informationsverarbeitung. KI dürfte Routinearbeit abnehmen, während Menschen die Planungs- und Ablaufkompetenz weiter ausbauen, die nur sie mitbringen. Zum Beispiel: Arbeitsabläufe und Genehmigungswege verstehen; Präzision bei Terminplanung und Fortschrittssteuerung; Dokumentenprüfung und Gespür für Risiken; KI-gestützte Büroeffizienz gestalten.
